비즈니스 메일 작성법 정리
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조사하게 된 동기
나도코딩 업무자동화를 공부하면서 비즈니스 메일 작성법이 눈에 들어왔다. 아직 직장인이 되려면 2년이 남은 상태에서 업무상 이메일을 아직 사용해 본적이 없지만 대학을 다니면서 교수님께 이메일을 보낼때 예절을 지키려고 했었던 것이 전부였다. 앞으로 취직을 했을 때 대량의 이메일을 처리하거나 이메일 보고를 할일이 생긴다면 필요할 것 같아서 미리 알아보기로 마음먹어서 적게 되었다.
비즈니스 메일 작성법
본문 작성 요령
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인사말로 시작해 소속, 직급을 밝힌다.
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상대 회사, 직급, 이름을 언급할 땐 조심한다.
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상세한 내용은 알아보기 쉽게 항목으로 정리해서 전달한다.
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메일 보낸 이유와 전체 내용을 알 수 있도록 한다.
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결론에는 의사결정 사항, 협조 방법, 답볍 요령 등 내가 바라는 바를 정리한다.
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연락을 주고받아야할 상황이 생길 것으로 예상이 될 때 연락처를 남긴다.
회신 및 전달
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RE, FW가 표시는 남겨야 한다.
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뒤에 붙는 제목은 수정보다 그대로 사용하고 추가하는 것이 좋다.
제목
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제목에 꺾쇠[ ] 를 사용해서 중요도를 상대방에게 나타낸다.
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메일 제목은 목적과 날짜를 입력
To, CC, BCC
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To - 읽어야 하는 사람. 답변을 해야하는 사람. 정보 숙지가 필요한 사람
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CC - (Carbon copy 참조) 메일을 보고 즉시 Action을 해야 하는 사람은 아니며 필요한 경우 행동으로 개입하는 사람
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BCC - (Behind/Blind carbon copy 숨겨진 참조) 수신자 리스트가 노출 될 경우 곤란한 상황에 처할 때 주로 활용되는 기능. 민감한 내용인 경우 사용. 수신자가 작업 후 reply all로 답변 했을 경우 받을 필요가 없는데 계속 받게 되는 것을 방지한다.
TIP
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[네이버페이] 결제하신 내역을 안내해드립니다. --> 이것처럼 타 회사나 고객에게 메일을 보낼때는 제목 제일 앞에 소속을 넣는것도 좋다. 정기적인 이메일의 경우 소속 먼저 적고, 비정기적인 경우 용건을 먼저 적는 것이 좋다.
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사내 메일의 경우 [공지], [요청], [안내] 처럼 어떤 형식의 이메일인지 제목에 표기한다.
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파일의 경우 5개 이상 넘어간다면 묶어서 보내는 것이 좋다.
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회사에 처음 입사한 경우 이메일을 보낸 예시를 찾아 본다. (폰트, 폰트사이즈, 서명)
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글을 구조적으로 구분해서 작성하는 것이 보기 좋다. ex)인사말 - 내용 - 맺음말(답장여부, 당부내용, 발신자 성명) - 서명
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첨부파일 - 메일 본문 - 제목 - 수신인/참조인 - 보내기 순으로 작업
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맞춤법 검사를 위해 한글, 워드 편집기를 활용해서 작성후 옮겨 넣는다.
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